¿Crees que tu sistema de facturación es escalable?

Es sumamente importante que los negocios que comienzan a atravesar un aumento de clientes y transacciones dispongan de un sistema de facturación con la capacidad de responder los retos que representa crecer, ya que tarde o temprano, usar una herramienta limitada puede ser el origen de problemas que entorpezcan no uno, sino varios procesos.

Aunque lo ideal es tener un plan de prevención que les permita sustituir la tecnología obsoleta para la operación, la carga de trabajo que trae consigo el crecimiento acaba impidiendo que esto se lleve a cabo y el problema se haga más y más grande, hasta llegar a un punto del cual es difícil hallar un retorno.

Pensando en esa situación, quisimos redactar una nota para ayudar a las personas a cargo de una empresa a que identifiquen las señales que levantan las sospechas de que el software no los está acompañando al escalar, y que, de hecho, se está quedando atrás.

Indicadores tempranos de pérdida de control en la facturación

Por un lado, está la dificultad para obtener reportes claros sin intervención manual; por el otro, la presencia de errores que se acaban corrigiendo después de haber emitido los comprobantes, y el agregado de clientes, productos o usuarios mediante procedimientos poco ágiles.

En un primer instante, tales señales no encienden las alarmas de forma inmediata; sin embargo, sí consumen tiempo y atención del equipo administrativo, en especial si este se encuentra conformado por un número limitado de personas.

Ante la incapacidad del sistema para responder a las exigencias diarias, los negocios deciden apostar por alternativas con un diseño que se ha pensado, precisamente, para escalar, como es el caso, por ejemplo, de Aspel FACTURE, plataforma reconocida en el mercado mexicano por profesionales que enfrentan picos de actividad considerables.

Características que un software debería absorber durante el crecimiento

Estructura consistente de la información: Dado que la organización de los datos se vuelve determinante, es indispensable contar con un programa listo para mantener la coherencia, de manera que la cantidad de ajustes posteriores sea menor y que todo fluya bajo un orden comprensible.

Gestión simultánea de usuarios y tareas: Como escalar implica que haya más gente interactuando con la facturación desde distintos roles, la herramienta tiene que facilitar el trabajo concurrente, evitando dependencias innecesarias o concentraciones de responsabilidad.

Adaptación progresiva a cambios: Aquellas empresas que evolucionan continuamente e incorporan nuevas condiciones comerciales o ajustes internos, necesitan el apoyo de un sistema escalable que acompañe estas variaciones sin requerir reconfiguraciones complejas cada vez que la operación se ajusta.

Estabilidad: Sin duda, los incrementos temporales en la emisión de comprobantes ponen a prueba la solidez del sistema; por eso, deben demostrar que pueden ser consistentes durante los periodos más activos.

Anticiparse para no ajustar la facturación cuando ya pesa

Antes de llegar a un punto en el que la facturación todavía “funciona”, pero empieza a requerir más atención de la usual, hay que tomar cartas en el asunto; de lo contrario, las fallas del software llevarán a la toma apresurada de decisiones que quizá no terminen siendo las mejores.

Llegado el momento de saber si se adquirirá la tecnología o no, es fundamental analizar con detalle las especificaciones dadas por el proveedor para saber a qué tipo de negocio está dirigida. Algunas personas ven dicho paso como algo inútil en las fases iniciales de un proyecto por la incertidumbre de su éxito, pero conviene hacerlo para eliminar complicaciones futuras.

La pregunta correcta no es si funciona, sino hasta dónde acompaña

Un sistema de facturación puede cumplir su función básica durante años y aun así dejar de ser adecuado para la etapa actual de la empresa. Ciertas personas prefieren continuar la herramienta solo porque no notan alguna falla visible, a pesar de que el esfuerzo por parte del personal se ha duplicado.

Entender los límites del sistema que se emplea es el primer paso para identificar qué volumen se tiene, qué funcionalidades hace falta sumar, cuáles son los procesos manuales que se deben suprimir, etc.: solo así es como será posible escoger una nueva plataforma que sí sea un apoyo, un respaldo que haga la diferencia.