La segunda mitad del año avanza y, con ella, también se acercan los meses más complicados para las pymes: octubre, noviembre y diciembre, períodos en los que, por un lado, las actividades administrativas corren el riesgo de acumularse, y por el otro, sube la presión por el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
En septiembre, sin embargo, todavía es un buen momento de preparación para los puntos críticos del cierre fiscal, así que si tú te encuentras al frente de una empresa o te ocupas de gestionar su contabilidad, entonces este artículo es perfecto para ti, ya que te daremos uno que otro tip que podrás empezar a poner en práctica desde ya.
1. Verifica que tu facturación esté en orden
¿Qué tipo de sistema de facturación usas? ¿Sigue resultándote útil? Recuerda sumar a tu operación tecnología que acompañe el crecimiento de la pyme, porque si ya notas que su rendimiento no responde a las necesidades actuales, no tiene sentido que continúes pagándolo.
Ya hoy en día hay en el mercado soluciones que integran validaciones automáticas que ayudan a que disminuir las equivocaciones en facturas, e igualmente, permiten timbrar CFDI, emitir complementos, como el de pagos o carta porte, y mantener un control de los comprobantes, incluso en operaciones con grandes volúmenes de facturación.
Nuestra recomendación es, en primer lugar, que te fijes en los CFDI generados; por ejemplo, en si el nombre del cliente coincide con su razón social registrada ante el RFC, y que el código postal, el régimen fiscal y el uso del comprobante estén capturados adecuadamente.
Lo siguiente es que evalúes el funcionamiento de tu software actual. En caso de que consideres cambiarlo, busca una opción como Siigo Aspel FACTURE, un software desarrollado por una marca con más de 40 años de experiencia, reconocida por su confiabilidad y por ofrecer programas alineados con la normatividad fiscal vigente.
2. Pasa lista de tus pendientes contables
Consulta el estado de tus ingresos y egresos registrados desde enero. Ve que se encuentren reflejados en tu sistema contable y clasificados según su naturaleza: ventas, gastos operativos, pagos de nómina, entre otros. De igual modo, te sugerimos que:
- Cheques si hay comprobantes pendientes por timbrar o recibos que no se han vinculado con las operaciones correspondientes.
- Valides los saldos de tus cuentas bancarias y hagas las conciliaciones necesarias.
- Revises si hay operaciones duplicadas o pólizas que se hayan generado con fecha incorrecta.
Por último, si tienes colaboradores encargados de capturar movimientos, este es un buen momento para hacer una revisión cruzada y confirmar que el proceso esté funcionando bajo un orden funcional.
3. Automatiza parcial o totalmente lo que puedas
En primer lugar, identifica los procesos de tu operación contable que podrías digitalizar en las próximas semanas, pues así, el margen de error será mínimo y le quitará un peso de encima tanto a tu jornada, como a la de las personas que trabajan contigo.
Otro beneficio de automatizar desde este mes, es la posibilidad de hacer ajustes graduales antes de que llegue el pico de actividad de diciembre, tal vez hacer la migración a una tecnología más completa (como te sugerimos al inicio de la nota), o bien, capacitar a tu equipo.
Si estás 100% de querer seguir utilizando la herramienta que ya tienes implementada, al menos explora todas sus funciones, porque quizá te estás perdiendo de otras características con el potencial de mejorar tu flujo de trabajo.
4. Consulta tus obligaciones fiscales activas en el Buzón Tributario
¿Sabías que el SAT considera como “notificada” cualquier comunicación enviada por ese medio, aunque el contribuyente no la haya leído? Lo mejor es que ingreses y confirmes que tus medios de contacto sean los que usas actualmente; luego, inspecciona el historial de mensajes recibidos durante el año para que estés al tanto de trámites pendientes, plazos por vencer, etc.
5. Organiza tus gastos deducibles
Haz un corte preliminar de los gastos acumulados en lo que va del año y analiza cuáles cumplen con los requisitos del SAT para ser deducibles, especialmente aquellos relacionados con la operación diaria: servicios profesionales, rentas, consumos de energía, viáticos o inversiones en activos.
A continuación, asegúrate de contar con los comprobantes correctos, ve que los pagos hayan sido realizados por medios bancarios cuando así lo requiera la norma, y que las facturas estén asociadas al periodo fiscal correspondiente.
No esperes a diciembre para organizar esta información. Elabora desde ahora una carpeta digital con tus comprobantes, pólizas contables y estados de cuenta que respalden cada deducción.
6. Anticípate al Complemento Carta Porte si realizas transporte de mercancías
Si en tu operación diaria mueves bienes por vía terrestre, aérea, marítima o ferroviaria, es indispensable que evalúes tus procesos relacionados con el traslado porque desde julio de 2024, está en vigor la versión 3.1 del Complemento Carta Porte, la cual refuerza requisitos y controles para acreditar la legal posesión y transporte de mercancías.
No cumplir con este esquema puede derivar en la cancelación del CFDI, multas o incluso la detención del vehículo; por eso, conviene validar la información que incluyes en cada comprobante: origen, destino, tipo de mercancía, valor, unidad de medida, placas del vehículo y datos del operador.
Tal documento tiene que generarse antes de iniciar el traslado, y mantenerse accesible durante todo el trayecto, así que te invitamos a que aproveches estos meses para capacitar a tu equipo logístico, e incluso, a que revises que tu sistema contable pueda emitir el CFDI de tipo ingreso o traslado con el complemento actualizado.
7. Establece un calendario de tareas
Define fechas para:
- El corte contable mensual
- Conciliaciones bancarias
- Revisión de deducciones
- Emisión de comprobantes pendientes
- Presentación de pagos provisionales
- Validación de inventarios
Usa plantillas para hacer un cronograma digital o integrarlo en tu sistema actual, siempre y cuando te deje generar alertas y dar seguimiento. Te servirá bien como herramienta de comunicación interna y, si involucras a todas las áreas responsables, será más fácil evitar retrasos o retrabajos.
Hay etapas clave en el año que definen el rumbo de un negocio y esta es una de ellas. ¡Recuerda que lo que hagas ahora no solo influye en tu resultado fiscal, también envía una señal sobre cómo decides conducir tu empresa!
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