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¿Cómo usar Google Drive? Características, ventajas, desventajas y más

Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamientos en línea; puedes acceder a todos tus archivos desde cualquier dispositivo. ¡Conoce los mejores trucos!

Por Paloma Franco

17/04/2021 12:30

Seguramente usas el servicio de almacenamiento de Google Drive ya sea para almacenar tus archivos, documentos y trabajos, pero ¿sabías que puedes editar, compartir y descargar los documentos sin necesidad de tener acceso a internet? En La Verdad Noticias te traemos los mejores trucos y una guía paso a paso para poder usar esta útil herramienta.

Pero empecemos por conocer este servicio. Se trata de un espacio de almacenamiento de datos en internet que provee Google en su versión sin costo e incluye una capacidad de 15 GB de almacenamiento. Este funciona como un paquete de Windows Office u Open Office pero online, el cual te permite crear carpetas para almacenar y subir archivos de cualquier tipo. Así como producir y modificar documentos en línea en diferentes formatos de procesador de texto, planillas de cálculo, PDF, editor de diapositivas y más.

Google Drive fue lanzado en 2012 y está disponible para Android e iOS (sistemas operativos móviles). De modo que todo lo que se crea desde el celular como videos, grabaciones y documentos pueden ser sincronizados de manera automática o manual a la nube.

Esta herramienta es utilizada con frecuencia por estudiantes, investigadores y administrativos ya que sirve también para crear documentos en diferentes formatos y trabajar en línea un mismo archivo desde cualquier dispositivo, simplemente accediendo a la nube a través de un correo electrónico. 

Una de sus mayores ventajas es que se puede compartir con otros usuarios e invitarlos a editar, comentar o descargar los documentos, el cual se puede realizar desde el celular, sin la necesidad de acceder desde una computadora.

Google Drive iniciar sesión

Para iniciar sesión en Google Drive solo necesitas un correo Gmail.

¿Has tenido problemas para iniciar sesión en Google Drive? Si no tienes mucho dominio sobre la herramienta y estás teniendo dificultades para acceder, estos son algunos de los pasos que debes tener en cuenta antes de empezar a trabajar, sin importar si ocupas el espacio gratuito o si has comprado más capacidad de almacenamiento.

Para acceder a tu cuenta desde tu celular, ya sea Android o iOS, los pasos son los mismos. Lo primero que debes hacer es abrir la aplicación y pulsar el botón de “iniciar sesión” que aparece en la pantalla de inicio. En caso de tener una una cuenta de Google vinculada,  automáticamente entrarás en ella.

Enseguida te aparecerá una pantalla en la que debes iniciar sesión con tu cuenta Google. Para esto, lo primero que debes hacer es escribir el correo de tu cuenta. Puedes hacerlo escribiendo el nombre completo de tu correo u omitiendo el Gmail. Posteriormente deberás pulsar el botón siguiente que tienes en azul justo debajo del campo de escritura.

Luego de escribir tu correo, la aplicación te pedirá que escribas la contraseña de tu cuenta de Google, que es la misma que usas para Gmail. Escribe la contraseña, y luego pulsa en el botón azul de Siguiente. Y listo, ya habrás entrado a tu cuenta personal de Google Drive.

En el caso del ordenador, puedes ingresar directamente desde el navegador a través del sitio web drive.google.com. o myaccount.google.com. Una vez dentro, te pedirá que inicies sesión. Lo único que debes hacer es escribir el correo de tu cuenta y pulsar el botón de "siguiente".

Cómo usar Google Drive paso a paso

La Herramienta Google Drive funciona como un almacenamiento en línea. Foto: Mayores conectados.

Si te has preguntado cómo usar Google Drive pero aún tienes dudas, no te preocupes solo sigue estos sencillos pasos. En caso de que tu interés sea crear un documento, debes dirigirte a la parte superior izquierda, debajo del logo, encontrás el menú. Lo primero que debes hacer es dar clic en “nuevo”. 

Posteriormente deberás elegir el tipo de archivo que deseas crear ya sea Word, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, etc. Una de las mayores ventajas de este servicio es que los documentos se guardan de forma automática. Por lo que no te preocupes si el ordenador se te suspende o si olvidas guardarlo. 

Los tipos de documentos que puedes crear dentro de la herramienta Google Drive son:

  • Google Docs (como el Microsoft Word)
  • Sheets: Es una hoja de cálculo similar al Excel
  • Slides (Parecido al Powerpoint)
  • Forms (para crear formularios online)
  • My Maps (Te hace una copia de seguridad de los mapas que crees en maps)
  • Drawings (Como el Paint)
  • My Site

Las carpetas son importantes al momento de ordenar la información dentro de tu cuenta, ya que te permite acceder de manera más rápida a tus archivos. Puedes crearlas fácilmente haciendo clic en “nuevo” y posteriormente en “carpeta”.

Pero si lo que quieres es descargar el documento o algún archivo almacenado, lo único que debes hacer es dar clic sobre el archivo o carpeta que quieras descargar, luego haz clic en descargar y listo, el archivo ya estará en tu almacenamiento interno.

Para cambiar la configuración realiza los siguientes pasos:

  • Haz click en la rueda delante que se puede ver en la esquina superior derecha.
  • Luego haz click en configuración.
  • Al ingresar, podrás modificar el idioma, compartir archivos, elegir un tema especial, borrar caché y hasta configurar las notificaciones.

Características de Google Drive

El servicio de servicio de Google Drive está disponible para Android, iOS y PC.

Debido a que Google Drive es uno de los productos creados por la compañía Google, es requisito disponer de una casilla de correo electrónico de Gmail. Pero una vez dentro puedes gestionar, desde cualquier dispositivo, tus documentos, almacenar archivos y más.

El servicio se caracteriza por ofrecer opciones con abono que disponen de mayor cantidad de espacio de almacenamiento, entre 25 GB y 100 GB. Sin embargo, ofrece una versión gratuita que dispone de hasta 15 GB de almacenamiento.

Además, es compatible con los sistemas operativos Android, Linux, Mac y Windows. En cualquier dispositivo se puede almacenar cualquier tipo de archivo, como fotos, videos, archivos de presentación, planillas, entre otros.

Asimismo, puede mantener todos los archivos en modo privado, excepto que el usuario los designe como públicos o visibles para determinados contactos. El usuario también puede compartir documentos de trabajo para que otros usuarios puedan verlos o editarlos en tiempo real. Otra de las características de Google Drive es que ofrece un servicio de almacenamiento seguro para los archivos, evitando que resulten afectados ante un posible desperfecto del ordenador del usuario.

Tiene la opción de trabajar sin conexión a internet, lo cual resulta una ventaja diferencial del servicio, en especial, para los momentos en los que no es posible acceder a la conexión. Solo debes tener una cuenta de correo Gmail y al ingresar debes activar la extensión de Chrome llamada “documentos de Google sin conexión”.  

Ventajas y desventajas de Google Drive

Puedes ingresar a tus archivos  a Google Drive aún sin internet activando la opción de "sin conexión".

Al igual que en cualquier herramienta, existen cosas positivas y otras no tanto, pero las ventajas son mucho más grandes que las desventajas en este servicio de Google. En primer lugar hay que recordar la función básica de  Google Drive, el almacenamiento de datos. Este almacenamiento se realiza en la nube, lo que significa que todo el material sincronizado se dirige a un servidor exclusivo de Google. 

Todo el contenido está disponible para acceso, visualización y descarga para el momento en el que lo quieres descargar. La seguridad de poder guardar tus archivos en la nube es enorme. En caso de una pérdida de equipo físico, como el ordenador o móvil, el material que tenías almacenado se puede recuperar únicamente ingresando tu cuenta.

Otra de las ventajas de Drive es que al ser un editor en la nube permite que los usuarios con conocimientos básicos puedan aprovechar los recursos ofrecidos por este servicio de google.

Pero no todo es miel sobre hojuelas y aquí te dejamos las desventajas de Google Drive que debes tener en cuenta. La principal es que gran parte de los servicios sólo puede realizarse de forma virtual. Si se presenta una interrupción en la conexión a internet, es difícil seguir con el trabajo. Pero no te preocupes que puedes activar la edición sin conexión y poder continuar trabajando.

El compartir contenido puede y debe considerarse una ventaja y desventaja, dependiendo del grado de interacción existente entre los usuarios, de la responsabilidad de cada uno y de la coordinación a la hora de realizar el trabajo para no presentar errores.

Cómo subir un archivo a Google Drive

Puedes subir archivos a Google Drive desde cualquier dispositivo.

Dentro de la herramienta puedes guardar todos los documentos generados por tus apks. Pero también puedes almacenar cualquier tipo de archivo, como fotos, videos, archivos de texto creados con otras aplicaciones y hasta backups de páginas web.

A continuación, aprenderás a cómo subir un archivo a Google Drive de forma sencilla. Lo primero que debes hacer es arrastrar el documento y luego soltarlo dentro de la aplicación que la quieres guardar.

  • El primer paso es abrir tu cuenta con tu correo Gmail y contraseña.
  • Luego deberás hacer clic en el botón “nuevo”, del cual se desplegará un menú.
  • Posteriormente deberás seleccionar la opción de “subir archivos” o “subir carpetas” dependiendo de si quieres cargar un solo documento o toda una carpeta.
  • Se abrirá el explorador de archivos del equipo. Una vez ahí, busca y  selecciona el documento que quieras subir a la nube y haz clic en el botón Aceptar. El archivo se cargará inmediatamente.

Google Drive para PC

Puedes descargar Google Drive en tu PC y tus archivos se sincronizarán de manera automática.

Esta herramienta también está disponible para descargar en PC. Pero a diferencia de la herramienta disponible para APK en el dispositivo que te permite editar y almacenar documentos, esta opción no cuenta con todas las funcionalidades de su versión web.

En la versión para ordenador únicamente actúa como un acceso al almacenamiento que tienes disponible en la nube. Es, por lo tanto, una alternativa al OneDrive que viene preinstalado en Windows 10 o el iCloud o el Dropbox que puedes instalar en cualquier ordenador.

La mala noticia es que la versión para PC no podrás editar los documentos de Google Docs y el resto de aplicaciones de forma nativa. Podrás ver las carpetas que se instalan en tu ordenador, pero esto no son realmente documentos que puedas editar.

Para descargar Google Drive lo primero que debes hacer es entrar a la página del servicio, una vez dentro deberás pulsar sobre el icono de la rueda dentada para mostrar un pequeño menú de opciones. Posteriormente deberás pulsar la opción "descargar copia de seguridad y sincronización para Windows", que es como se le llama a la aplicación de Drive.

Al pulsar el botón de “descargar” se abrirá una ventana en la que se te invita a leer las condiciones del servicio y los acuerdos correspondientes para poder utilizar la aplicación. Usa los enlaces para leer la documentación, y si estás conforme pulsa el botón "aceptar y descargar", al paso de unos minutos ya tendrás disponible esta herramienta en tu PC.

Para actualizar la última versión de Google Drive en PC deberás hacer clic en el botón derecho en el archivo y seleccionar “gestionar versiones”. Luego deberás hacer clic en “subir nueva versión'' y selecciona un archivo de tu ordenador. Cuando la nueva versión haya terminado de subirse, haz clic en “cerrar”.

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